Отчет за 2018 год

Введение

В 2018 году МБУ "Архив ЛМР" работал в соответствии утвержденным Учредителем учреждения – Администрацией Лоухского муниципального района планом финансово-хозяйственной деятельности и муниципальным заданием учреждения.

1. Обеспечение сохранности и государственный учёт документов  Архивного фонда Российской  Федерации.

В сентябре 2017 г. Министерством культуры РК было выдано предписание о выделении дополнительных приспособленных помещений для перемещения архивных документов, находящихся на хранении в помещении по ул. Советская, д.25а. Срок исполнения - 30.09.2018г.  В соответствии с  выданным предписанием Администрация Лоухского муниципального района изъяла из оперативного управления МБУ «Архив ЛМР» помещения по адресу ул. Ю.Жаровина, д.30 и ул. Советская, д.25а. Взамен архиву по распоряжению № 370-Р от 03.05.2018 г.  было выделено помещение по адресу: п. Лоухи, ул. Железнодорожная, д.1, пом.3. площадью 196,8 кв.м. Площадь архивохранилища позволяет разместить документы, находящиеся на хранении в МБУ «Архив ЛМР», а также принять документы на постоянное хранение от источников комплектования. С 1 июля архив располагается в новом здании.  По договору произведен ремонт крыльца здания архива. Решета на окнах установлены в одном кабинете, в двух кабинетах и в коридоре окна не зарешечены. Требуется замена входной двери в архив. В коридоре стены облуплены, в здании архива требуется косметический ремонт.  Необходима замена или установка дополнительных электроламп.  Проведена работа по утеплению окон.

Три двери архивохранилищ облицованы железом.В хранилищах установлены стеллажи. Добавлено 4 металлических стеллажа и 8 полок на 4 стеллажа. Всего длина полок составляет 532 погонных метра, что  на 48 погонных метров больше, чем в старых зданиях. В архивохранилище № 1 – 212 погонных метров полок, в хранилище № 2 -280 погонных метров полок,  в хранилище № 3 – 40 погонных метров полок.

Начата проверка наличия документов. Проверено 16 фондов.

В 2018 году проведена работа по составлению внутренних описей личных карточек формы Т-2 и лицевых счетов МП Лоухское ЖКХ за 1997-1998 год, АОЗТ «Геоид» за 1994-1995 г., Лоухское РПУ БОН за 1982-1991 г., МУП «Чупа-водоканал» за 2012г., лицевых счетов АМСУ Лоухского района и поселковых, сельских администраций за 2003г.  Составлено 24 внутренних описей.

Проведена экспертиза ценности 131  дела Пяозерского леспромхоза. Документы подшиты, проставлена нумерация листов, составлены  заверительные листы, оформлены обложки, составлены внутренние описи 50 дел.

Принятые документы - 35 единиц хранения постоянного срока хранения и 131 единица хранения по личному составу - установлены в короба.

Приобретено 13 коробов. При проведении  проверки наличия документы перекартонированы - 385 ед.хранения, на короба приклеены заполненные ярлыки. Старые короба требуют ремонта.

Всего закартонировано 18 153  единиц  хранения или 61,83 % от общего количества дел находящихся на хранении  -  29 356 ед.хр. 

Работа по оцифровке документов в 2018 году была продолжена и оцифровано 226 извещений о гибели из 536 .

2. Формирование Архивного фонда Российской Федерации.  Организационно-методическое руководство архивами и организацией  в делопроизводстве     организаций – источников комплектования.

 

Прием документов в 2018 году не планировался в связи с отсутствием площадей, но принято  35 дел  постоянного срока хранения от  администрации Лоухского муниципального района из-за отсутствия мест хранения в здании администрации и 131 дело по личному составу  Пяозерского леспромхоза.  Дела проверены, на все дела проставлены штампы и шифры.         

Принято:                                                                                     

№№

пп

 Название фонда

годы

Ед. хранения

  п/х

л/с

                                             Ш квартал

1.

Администрация Лоухского муниципального района

 

2012

 

35

-

2.

Пяозерский леспромхоз, ОАО «Пяозерский леспромхоз»

 

1973-2017

 

-

 

131

 

                      И Т О Г О

35

131

                                     Всего за год

166

           

 

Утверждены и согласованы на  ЭПК    Министерства  культуры  описи:

 

Наименование организации, учреждения

годы

п/х

л/с

    1 квартал

1.

Администрация Пяозерского городского поселения

2015

 

15

6

 

2.

Совет Пяозерского городского поселения

2015

 

9

-

 

3.

Администрация Лоухского муниципального района

2012

2013

2014

2015

-

34

33

33

7

5

5

5

4.

Администрация Кестеньгского сельского поселения

2015

16

5

5.

Совет Кестеньгского сельского поселения

2015

3

-

6.

Администрация Лоухского городского поселения

2015

12

5

7.

Совет Лоухского городского поселения

2015

8

-

8.

Администрация Малиновараккского сельского поселения

2012

2013

2014

2015

16

16

16

16

16

9

14

11

9.

Совет Малиновараккского сельского поселения

2014

2015

6

6

-

-

10.

Финансовое управление Лоухского муниципального района.

2015

10

3

 

И Т О Г О  за  г о д

249

86

           

 

Высланы описи на  ЭПК Министерства культуры Республики Карелия  фонда «Коллекция документов участников войны» и «Извещения о гибели»       

Высланы на ЭПК Министерства культуры Республики Карелия номенклатуры дел:

- Совет Пяозерского городского поселения;

- Администрация Пяозерского городского поселения;

- Лоухское городское поселение                                                                                                                                                                                                                                                                                             

По договору, государственному контракту были оказаны услуги  ГКУСЗ «Центр социальной работы Лоухского района»   -  рассмотрение и согласованию номенклатуры  дел на 2019 год,    описи №1 дел постоянного хранения,  описи №2  дел по личному составу,  описи №3 личных дел за 2015 год, акт  о выделении к уничтожению документов.

Консультации в архиве  по вопросам ведения архива и делопроизводства проведены с 10 ответственными за делопроизводство и архив, проведена паспортизация архивов  организаций источников комплектования..

  3.Создание информационно-поисковых систем.

В 2018 году у архива появился свой сайт по адресу. http://arhivlouhi.ru/. На сайте представлена информация об истории архива Лоухского района, о деятельности учреждения,  о хранящихся фондах, о предоставляемых архивом услугах. На сайте можно заполнить форму запроса в архив и отправить по форме обратной связи.

                 4.Использование документов.

Составлены исторические справки  Хетоламбинской школы, Чкаловской начальной школы, Пяозерского детского дома.

Использованы документы:

- Пяозерского леспромхоза, отдела культуры исполкома  Лоухского райсовета, Лоухской кинодирекции  по запросу о создании, истории и работниках  Пяозерского Дома культуры.

- Наблюдательные дела ГОК «Карелслюда», ЗАО «Чупинский ГОК», исторические справки, газетные статьи, документы Чупинского поселкового Совета использованы по запросу об  истории создания  поселка Малиновая Варакка.

- Газетные статьи, выступления на краеведческих конференциях по запросу о комсомоле и комсомольском движении в Лоухском районе.

- Газетные статьи и документы из фонда Лоухского райпо к выставке.

В феврале 2018 года архивист Куйкина А.Н. приняла участие в республиканском конкурсе «Лучший архивист Республики Карелия 2017/2018» с рассказом о своей профессии «Я и мой архив», стала лауреатом конкурса.

В марте работники архива работали в читальном зале Национального архива РК  с документами фонда Лоухского районного исполнительного комитета за 1927-1941 годы. Руководством НАРК было дано разрешение на бесплатное копирование документов. Сделаны 123 копии страниц: протоколов заседаний РИКа с 1927 по 1938 годы, страниц газеты «Лоухский большевик», личного дела Ситникова П.Ф.

2 марта директор архива и ведущий архивист приняли участие в юбилейном информационно-методическом мероприятии «Архивы Карелии на пороге нового столетия» ко Дню архивов и 100-летию государственной архивной службы России и Карелии. Директор МБУ «Архив ЛМР» Рыбина Е.В. выступила с презентацией, посвященной проблемам и перспективам работы архива.

6 июля в Международный день кооперативов в здании столовой № 1 была представлена выставка "Лоухскому районному потребительскому обществу 92 года", подготовленная работниками архива. В конце июля выставка переехала в здание архива. На выставке представлены документы по истории кооперации Лоухского района, фотографии предприятий Лоухского райпо 70-80 годов ХХ века, фотографии различных мероприятий, а также газетные публикации.

Подготовлены фотоальбомы: «День кооперации», «Спортивные мероприятия», «Комсомольская организация «Универмаг», «Собрания пайщиков».

                                              5. Читальный зал.

 2  человека  работали вчитальном зале  ииспользовали  36  единиц хранения.  

На 26 ноября 2018 года поступило 1028 запросов. Выдано архивных документов  (архивных справок, выписок,  копий, отрицательных ответов, направлено в другие организации) - 1127,  из них исполнено с положительным ответом – 980. Все запросы исполнены в соответствии с Регламентом в срок.      

                             6. Повышение  квалификации кадров.

Повышение квалификации  не проводилось.

Архивист поступила на заочное отделение Карельского филиала федерального государственного образовательного учреждения высшего образования «Российская академия  народного хозяйства и государственной службы при Президенте Российской Федерации» по специальности «Государственное и муниципальное управление»

Директор и ведущий специалист  приняли участие на семинаре в КГУ НА РК.