Отчет за 2019 год

В 2019 году МБУ "Архив ЛМР" работал в соответствии утвержденным Учредителем учреждения – Администрацией Лоухского муниципального района планом финансово-хозяйственной деятельности и муниципальным заданием учреждения.

1. Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Российской  Федерации.

Летом 2019 года проведен ремонт коридора архива – покрашены стены, подоконники и оконные рамы, дверные откосы, радиаторы отопления, полы.  Произведено утепление окон. Покрашены стены и потолок тамбура при входе в учреждение, входная дверь и крыльцо.

В целях обеспечения охранного режима учреждения поставлено 9 металлических решеток на окна за счет средств целевой субсидии из бюджета Лоухского муниципального района и 1 решетка за счет средств от платных услуг.

. Произведена замена 2 светильников с  люминесцентными лампами на светильники со светодиодами в кабинете сотрудников.

Металлические стеллажи не приобретались. Всего длина полок составляет 532 погонных метра.

Проведена проверка наличия документов 53 фондов.

Составлены внутренние описи личных карточек формы Т-2 и лицевых счетов  36 ЛПК, яслей-сада п. Чупа, школы-интерната п. Кестеньга, Сосновской средней школы, районного дома культуры, Плотинской средней школы, Лоухской ЦБС, Чупинской больницы, Амбарнской средней школы. Составлено всего 69 внутренних описей.

Проведена экспертиза ценности дел в фонде редакции газеты «Приполярье», МБУ «Архив ЛМР», МКУ «Пяозерского детского дома». Документы подшиты, проставлена нумерация листов, составлены  заверительные листы, оформлены обложки.

Составлены описи дел по личному составу колхоза «Искра» и «Красная звезда»  Олангского сельского совета, исполкома Лоухского сельского совета,  исполкома Кестеньгского сельского совета, ОРСа Чупинского ЛПХ, МКУ «Пяозерский детский дом». Описи были согласованы на заседаниях экспертной комиссии МБУ «Архив ЛМР».

Принятые документы - 615 единиц хранения постоянного срока хранения и 206 единица хранения по личному составу - установлены в короба.

Приобретено 20 коробов. При проведении  проверки наличия часть  документов перекартонирована, часть находятся в связках. На короба и связки  заполнены ярлыки.

Часть старых коробов отремонтирована.

Всего закартонировано 21 512  единиц  хранения или 76,3 % от общего количества дел находящихся на хранении  -  30 203 ед.хр. 

Была  оказана практическая помощь в работе архива одним волонтером:оказана помощь в ремонте архивных коробов и расстановке шифров, штампов при проверке наличия документов.

 

  1. Формирование Архивного фонда Российской Федерации.  Организационно-методическое руководство архивами и организацией  в делопроизводстве     организаций – источников комплектования.

Принято всего 821 единица хранения, из них 615 ед.хр. постоянного срока хранения и 206 ед.хр. по личному составу. Дела проверены, на все дела проставлены штампы и шифры, документы закартонированы.         

Принято:                                                                                     

№№

пп

 Название фонда

годы

Ед. хранения

  п/х

л/с

                                             1 квартал

1.

Администрация Малиновараккского сельского поселения

Похозяйственные книги

 

2007-2013

2002-2007

 

102

14

 

-

2.

Совет Малиновараккского сельского поселения

 

2005-2013

 

57

 

-

3.

Администрация Лоухского городского поселения

 

2012-2013

 

24

 

-

4.

Совет Лоухского городского поселения

2012-2013

13

-

                                            П квартал

5.

Кестеньгский народный суд 2-5%

1946-1948

43

-

6.

Совет Кестеньгского сельского поселения

2012-2013

12

-

7.

Администрация Кестеньгского сельского поселения

2012-2013

32

-

8.

Совет Администрации Лоухского муниципального района

2009-2013

42

-

9.

Администрация Лоухского муниципального района

2013

34

-

10.

Совет Пяозерского городского поселения

2012-2013

29

 

                                             Ш квартал

11.

Администрация Пяозерского городского поселения

2012-2013

32

-

12.

МКОУ «Пяозерский детский дом»

2001-2016

-

27

13.

Отдел по экономическому развитию

2012-2013

33

-

14.

Администрация местного самоуправления Лоухского района

1992-2005

-

76

15.

Администрация Лоухского городского поселения

2014-2018

2006-2018

59

 

75

                                           1У квартал

16.

МБУ «Архив ЛМР»

2011-2016

2012-2016

89

 

28

Итого принято:

615

206

                                                            Всего принято:                                      821

 

Проведена  проверка наличия документов 53 фондов. В ходе проверки составлялись акты проверки наличия и состояния архивных документов, сводные итоговые записи по итогам проверки,  акты  о технических ошибках, акты об обнаружении документов, акты о переносе документов, акт о разделении дела, внесены изменения и исправления  в  учетные данные.

В результате проверки наличия были обнаружены 26 не учтенных  дела из них постоянного хранения 12 ед.хр, по личному составу 14 ед.хр.:

- № 19  усовершенствованные описи на 1ед.хр. л/с

- № 21 усовершенствованные описи и устав колхоза на 2 ед.хр. л/с

- № 26 земельно-шнуровая книга на 1 ед.хр. л/с

- № 30 ведомости распались, разделили на 2 дела (много листов) на 1 ед.хр. л/с

- № 31 усовершенствованные описи на 1 ед.хр. л/с

- № 33 усовершенствованные описи на 1 ед.хр. л/с

- № 34 усовершенствованные описи на 1 ед. хр. л/с

- № 36 ошибка в подсчете дел на 1 ед.хр. п/х

- № 41 документы участковых собраний пайщиков на 1 ед.хр. п/х

- № 45 Усовершенствованные описи постоянного хранения, книга учета

   лесных культур, альбом  чертежей площадей с проведенными мерами

   содействия естественному возобновлению на 4 ед. хр. п/х

- № 46 усовершенствованные описи 1 ед.хр. п/х, Тарификационные списки, первые экземпляры нотариально удостоверенных завещаний, первые экземпляры нотариально удостоверенных документов, договоры оказания услуг, лицевые счета 5 ед.хр. л/с

- № 47 усовершенствованные описи 1 ед.хр. л/с

- №  49 усовершенствованные описи 1 ед.хр. л/с

- № 51 Документы по проверке райгосархива, документы семинара-учебы (протокол, список присутствующих, доклад), списки фондов на 01.12.1985, положение о внебюджетном фонде архивного отдела, журнал учета поступления, выбытия документов

  5 ед.хр. п/х

Были выявлены неточности в крайних датах документов, находящихся на хранении в архиве и внесены  изменения в крайние даты документов фондов: 

                -   № 24  колхоз «Красная звезда» Олангского сельского Совета

                               с 1956-1959  на 1948-1963.

                -   № 44  105-ый дорожно-эксплуатационный участок

                                 постоянного хранения с 1948-1952  на 1945-1952;

                                 по личному составу   с 1946-1952  на 1945-1952.

                -   № 45  Кестеньгский лесхоз  с 1965-1985  на 1958-1985.

Изменилось количество дел   в фондах:

-  из фонда  № 7 исполком Олангского сельского Совета изъяты ведомости

   1ед.хр. и перенесено в фонд № 70 исполком Зашейского сельского Совета.

- из фонда № 49 исполком Кестеньгского сельского Совета  1 реестр

   нотариальных действий перенесен в  фонд № 65 исполком Кестеньгского

   поселкового Совета.

-  из фонда № 109 исполком Пяозерского поселкового Совета изъяты

    лицевые счета по Пяозерскому детскому дому  6 ед.хр. и перенесены в

    фонд № 181 МКУ «Пяозерский детский дом».

- в фонде № 46  исполком Софпорогского сельского Совета реестры 9 ед.

   хранения перенесены из личного состава в постоянный срок хранения.

 

Утверждены и согласованы на  ЭПК    Министерства  культуры  описи:

Наименование организации, учреждения

годы

п/х

л/с

    1 квартал

1.

Администрация Чупинского городского поселения

2014

2015

9

13

6

7

2.

Отдел экономического развития

2013

 

18

-

 

3.

Совет Малиновараккского сельского поселения

2016

9

-

4.

Администрация Малиновараккского сельского поселения

2016

18

17

     П квартал              

5.

Администрация Лоухского городского поселения

2016

12

11

6.

Совет Лоухского городского поселения

2016

9

-

      Ш квартал            

7.

Администрация Чупинского городского поселения

2016

14

7

8.

Совет Чупинского городского поселения

2014

2015

2016

2

2

1

-

-

-

9.

Администрация Пяозерского городского поселения

2016

16

9

    1У квартал             

10.

Администрация Лоухского городского поселения

2017

2018

12

12

9

8

11.

Администрация Кестеньгского сельского поселения

2016

15

 

 

И Т О Г О  за  г о д

162

74

           

 

Высланы описи на  ЭПК Министерства культуры Республики Карелия:

-   Совет Лоухского городского поселения за 2017 год,

-   МБУ «Архив ЛМР» за 2011-2016 годы,

-   Совет Пяозерского городского поселения за 2016год.       

Согласованы на ЭПК Министерства культуры Республики Карелия номенклатуры дел:

- Совет Лоухского городского поселения;

- Администрация Малиновараккского сельского поселения;

- Администрация Лоухского городского поселения

- МБУ «Архив ЛМР»                                                                                                                                                                                                                                                                                  

Оказаны услуги  по договору, государственному контракту  ГКУСЗ «Центр социальной работы Лоухского района»   -  рассмотрение и согласованию     описи №1 дел постоянного хранения,  описи №2  дел по личному составу,  описи №3 личных дел за 2016 год, акт  о выделении к уничтожению документов, справки о включении литерными номерами обнаруженных дел.

Проведены консультации 17 учреждениям по вопросам ведения архива и делопроизводства.

  3.Создание информационно-поисковых систем.

В 2019 году продолжалась работа по наполнению сайта актуальной информацией.

За  2019 года сайт архива http://arhivlouhi.ru/ посетили 260 человек.

                 4.Использование документов.

Составлены вновь и внесены уточнения в исторические справки  яслей-сада № 8 п. Чупа, яслей-сада № 26 п. Малиновая Варакка, д/сада № 1 п. Чупа, д/сада п.Новый Софпорог, д/сада №5 п Лоухи, д/сада № 16 Пяозерский, яслей-сада № 13 Новый Софпорог, д/яслей-сада № 3 п. Лоухи,  Кестеньгского мехлесхоза, Чупинской средней школы, АО «Экос ЛТД», Дом культуры п. Кестеньга,  Дом культуры пос. Пяозерский, МУ «Пяозерский детский дом».

Использованы документы:

- Лоухского РОНО(РУО), Исполкома Лоухского районного Совета народных депутатов,  Чупинского поселкового Совета, Софпорогского сельского Совета, Пяозерского поселкового Совета, Пяозерского леспромхоза, отдела культуры исполкома  Лоухского райсовета, газетные статьи.

В марте 2019 года ко Дню архивов в газете «Наше Приполярье» была опубликовано интервью  с директором архива под названием «Что могут интересного «рассказать» документы?».

В период с 20 по 23 мая 2019 г. в архиве Лоухского района  в рамках празднования 74 - летней годовщины Победы советского народа в Великой Отечественной войне и 75-летия освобождения Лоухского района от немецко-фашистских захватчиков были проведены мероприятия для школьников младших классов. Сотрудники архива показали учащимся презентацию «Они защищали Лоухский район». В ходе мероприятия экспонировалась выставка документов участников Великой Отечественной войны: фотографии, воспоминания фронтовиков о своем боевом пути, письма с фронта, извещения о гибели бойцов и другие документы. Всего было проведено 6 мероприятий, присутствовало 187 школьников и 7 учителей. Ребятам было предложено нарисовать рисунки на тему «Подвиг солдата». На нашу просьбу откликнулись ученики из трех классов, осенью они принесли нам 50 рисунков. Мы поощрили ребят благодарственными письмами и подарками. Рисунки, переданные школьниками в архив,  пополнили коллекцию, которую сотрудники архива начали собирать в 2014 году. В настоящее время в коллекции 92 рисунка и альбом сочинений школьников младших классов с рисунками на тему «Кто такой герой».

С мая по октябрь в помещении архива работала выставка, посвященная Великой Отечественной Войне «Их именами названы улицы поселков Лоухского района». На выставке представлена биография героев и рассказывается о подвигах, которые они совершили. 

                                              Читальный зал.

 2  человека  работали вчитальном зале  ииспользовали  14  единиц хранения.  

На 13 декабря 2019 года поступило 1006 запросов. Выдано архивных документов  (архивных справок, выписок,  копий, отрицательных ответов, направлено в другие организации) - 1222,  из них исполнено с положительным ответом – 1039. Все запросы исполнены в соответствии с Регламентом в срок.      

                             5. Повышение  квалификации кадров.

Повышение квалификации  не проводилось.

Архивист учится на заочном отделение Карельского филиала федерального государственного образовательного учреждения высшего образования «Российская академия  народного хозяйства и государственной службы при Президенте Российской Федерации» по специальности «Государственное и муниципальное управление»                                             

В марте директор архива и ведущий архивист приняли участие в ежегодном семинаре для специалистов муниципальных архивов в КГУ НА РК. и выступили с информацией по исполнению предписания, выданного в ходе проверки архивного законодательства.